Články
Nastavení a ovládání

Porovnání
Verze Office 365

Aktuálně
Sociální zmínky

Kontakt
Spolupráce a inzerce

Aleš Sýkora napsal:

Správná organizace týmů v Teams

Publikováno: 27.6.2019, Upraveno: 13.8.2019

Sponzorem článku je:

Začaly se mi hromadit v inboxu dotazy na to, jak si správně organizovat týmy v aplikaci Microsoft Teams, proto jsem se rozhodl udělat menší doporučení jak na to. Stále si ale myslím, že byste měli být kreativní a nedržet se nějakých pravidel, proto to berte jako doporučení.

Struktura Teams

Týmy

  • Týmy sdružují lidi, obsah a nástroje kolem různých projektů nebo oblastí společnosti

Kanály

  • Kanály jsou specializované sekce v rámci týmu, které pomáhají organizovat konverzace
  • Jsou místem, ve kterým mají všichni z týmu přístup k souborům a nástrojům
  • Mohou být rozšířeny pomocí záložek, konektorů a chatbotů

Jak postupovat při vytváření Týmů?

Před samotným vytvářením týmů, je dobré zamyslet se nad cílem projektu, lidmi a jejich prací. Jakmile takto identifikujete lidi, kteří spolu potřebuji kolaborovat, přidejte je do organizačního, nebo jednoúčelového týmu, kde budou spolupracovat.

Tip: Jelikož se členové budou střídat, určitě nastavte pro Tým více vlastníků

Sestavujte Týmy postupně

Začněte s malým počtem členů a kanálů v Týmu a postupem času přidávejte nové lidi a kanály. Vy zjistíte jak Tým dále rozdělit a lidé, které přidáte později o nic nepřijdou, protože v Teams mají dostupnou celou historii konverzace.

Snažte se vyhýbat vytváření podobných Týmů obsahujících stejné lidi – můžete je to zdržovat, zmást, vytvořit chaos a nebudou tak produktivní.

Použijte Obecný kanál

Ve výchozím nastavení se Obecný kanál vytvoří automaticky při vytvoření Týmu. Obecný kanál je užitečný pro:

  • Sdílení toho, co chce Tým dosáhnout, časové osy projektu, nebo přehledu lidí v Týmu
  • Základní rozcestník informací pro nové členy týmu
  • Oznámení, novinky, aktualizace (je možné propojit s SharePointem pomocí SharePoint News konektoru)
  • Pro nové, nebo jednoúčelové Týmy, může být jediným kanálem, než se rozhodnete, jak dále rozdělíte kanály

Nastavení Teams podle organizační struktury společnosti

Zatím se nejčastěji setkávám s tímto přístupem. To znamená, že se týmy rozdělují podle organizační struktury společnosti. Takže manažer má pod sebou svůj tým a ten má své kanály. Tyto týmy mezi sebou nijak nekolaborují. Ano, proč ne, ale jde to řešit i jinak.

Struktura Teams podle organizace
Struktura Microsoft Teams podle organizační struktury společnosti

Nastavení Teams na základě oddělení nebo projektu

Ve chvíli kdy založíte Týmy na základě oddělení nebo projektu, získáte tím možnost komunikace skrze celou společnost a tím získáváte možnost zvýšení produktivity. Můžete vytvořit Tým pro Obchodní oddělení, pro marketingové oddělení pro technické záležitosti nebo pro produktový tým.

Teams příklady týmů a kanálů
Příklady Týmů a Kanálů při využití skrze oddělení a projekty

V každém týmu je pak důležité pojmenovat kanály tak, aby je každý uživatel pochopil a ihned věděl, jaký obsah může v kanálu očekávat. Tomu je potřeba přizpůsobit Záložky a dostupné nástroje. Například pokud jsem v Kanále Marketingu, chci vidět Power BI report s informacemi o marketingové efektivitě mého obsahového marketingu. Nebo jak se daří získávat leady z marketingových akcí.

Příklady kompletně nastavených Teams
Příklad dvou kompletních Týmů v Teams, včetně kanálů, záložek a nástrojů

Obrovská výhoda pak vzniká v tom, že tyto akce většinou znamenají několik otevřených oken v prohlížeči, kdy následná komunikace probíhá v dalších nástrojích a tím i ztrátu času. V Teams vše máte na jednom místě – skvělé, že?

Více o Teams najdete v Dokumentaci Teams od Microsoftu a v tréningovém centru Teamsů.

Chcete se na něěco zeptat? Hledáte správnou firmu na implementaci a pomoc s Office 365? Ozvěte se. Rádi vám pomůžeme najít správného partnera a odpovíme na vaše dotazy.

 

Reklama:

Spolupracuji s:

Spolupracuji s:

Spolupracuji s:

Reklama:

Tyto webové stránky vlastní a provozuje Aleš Sýkora výhradně informační účely. Toto není oficiální webová stránka Microsoft Office 365.