Články
Nastavení a ovládání

Porovnání
Verze Office 365

Aktuálně
Sociální zmínky

Kontakt
Spolupráce a inzerce

Aleš Sýkora napsal:

Nastavení Archivu emailů v Exchange Online

Publikováno: 31.1.2018, Upraveno: 9.4.2019

Sponzorem článku je:

Dnes jsem si připravil návod na nastavení archivace emailů v Office 365 pomocí Exchange Online. Tato archivace je známá také pod názvem In-place archiv. Funkce archivace je v základním nastavení Office 365 vypnutá. Před zapnutím je důležité pamatovat na to, že v Exchange Online Plánu 1 mají uživatelé 50GB prostoru na archivované emaily, zatímco v Exchange Plánu 2 je prostor neomezený.

Tento archiv se v Outlooku tváří jako samostatná schránka a jednoduše do něj lze emaily přetahovat mezi .pst soubory. Další možností je potom nastavení automatických retencí, kdy si na základě stáří, nebo jiných příznaků nastavíte, kdy se má email přesunout do archivu.

Pojďte se se mnou podívat jak se archivace nastavuje v Centru pro správu Exchange Online.

 

Nastavení Archivu v Centru Zabezpečení Office 365


Nejrychlejším způsobem nastavení archivu pro uživatele je Centrum zabezpečení a dodržování předpisů protection.office.com.

Nastavení Archivace emailů v Office 365

Po přihlášení pomocí účtu administrátora organizace si v levém menu zvolte Řízení dat > Archivovat.

řízení dat v office 365

Následně kliknutím označte uživatele u kterého má být archiv aktivován a v pravém sloupci klikněte na Enable.

enable online archive

Systém vás upozorní na skutečnost, že emaily starší 2 let budou automaticky přesunuty do archivu. Děje se tomu tak na základě výchozího nastavení uchovávání informací v Office 365. Po tom co upozornění potvrdíte se archiv aktivuje.

archivace mailů starších 2 roky

vytvořený archiv v office 365

Nastavení Archivu v Exchange Admin Centru


Zobrazení Centra pro správu Exchange Online

Do správcovského prostředí Exchange Online se dostanete ze Správce Office 365. Po otevření Správce office 365 v levém menu vyberte Centra pro správu > Exchange.

centrum pro správu exchange online

Povolení místního archivu

V Centru pro správu Exchange zvolte přijemci > poštovní schránky. 

poštovní schránky exchange online

Nyní uvidíte veškeré emailové účty ve vaší organizaci Office 365. Kliknutím vyberte účet u kterého chcete zapnout archiv. Po kliknutí se vám v pravé části obrazovky zobrazí seznam možných akcí s účtem, včetně možnosti povolit archivaci.

povolit místní archiv exchange online

Potvrdíte upozornění a váš archiv se začne připravovat.

opravdu chcete povolit archiv

A za chvilku máte hotovo. Po kliknutí na zobrazit podrobnosti se vám může zobrazit informativní upozornění, že uživatel ještě nebyl přihlášen k emailu. Tuto hlášku můžete ignorovat. Místní archiv máte úspěšně vytvořený.

archivační poštovní schránka

A takto to vypadá, když uživatel začne archivační schránku využívat. Ještě jednou upozorňuji, že pro neomezený archiv potřebujete licenci Exchange Online Plán 2, Office 365 Enterprise E3 a vyšší, nebo Exchange Online Archiving. Sice zde uvidíte kvótu na emaily v archivu 100GB, ale jakmile tuto kvótu překročíte, Microsoft vám úložiště navýší.

archivační poštovní schránka upozornění

Nastavení retenčních pravidel v EAC (Exchange Admin Center)


Ve chvíli, kdy máte nastaveny archivy je dobré si nastavit retenční politiku, jinak řečeno zásady uchovávání informací. To znamená nastavit si pravidla pro přesouvání e-mailů do archivu, uchovávání v archivu a další. Standardně se využívá výchozí politika Exchange Online, tzv. Default MRM (Messaging records management) Policy.

Nastavení značek pro uchovávání informací

Pro nastavení vlastních pravidel si otevřete Exchange Admin Centrum a přejděte na značky uchovávání informací.

značky uchovávání informací

Ve značkách uvidíte výchozí značky, které používá výchozí zásada pro uchovávání informací MRM Default Policy.

nastavení značky uchovávání informací

Ukázky vlastních značek pro uchovávání emailů

Pro ukázku si zde vytvoříme 3 vlastní pravidla pro uchovávání emailů:

  1. Přesunout do archivu po 4 letech (vlastní zásada pro archivaci emailů)
      • Klikněte na + a vyberte automaticky použito u celé poštovní schránky
      • Vyplňte název pravidla, aby bylo jasné co pravidlo dělá
      • Akce uchovávání informací: Přesunout do archivu
      • Doba uchovávání informací: 1460

    značka pro přesunutí do archivu po 4 letech

  2. Permanentně smazat emaily po 8 letech (vlastní zásada pro odstraňení emailů)
      • Klikněte na + a vyberte automaticky použito u celé poštovní schránky
      • Vyplňte název pravidla, aby bylo jasné co pravidlo dělá
      • Akce uchovávání informací: Trvale odstranit
      • Doba uchovávání informací: 2920

    značka uchování informací u emailové schránky

  3. Smazat položky z odstraněných emailů po 6ti letech a povolit jejich obnovu ze zálohy (vlastní zásada pro složku odstraněné pošty)
      • Klikněte na + a vyberte automaticky použito u výchozí složky
      • Vyplňte název pravidla, aby bylo jasné co pravidlo dělá
      • Použít tuto značku v následující výchozí složce: Odstraněná pošta
      • Doba uchovávání informací: 2190

    značka uchování informací u výchozí složky

Nastavení retenční zásady

Po tom co vše uložíte se vraťte do Centra Administrace Exchange a otevřete zásady pro uchovávání informací.

zásady uchovávání informací exchange

Klikněte na + a přidejte novou retenční politiku. Opět si ji pojmenujte tak, aby šlo jednoduše poznat o jakou politiku jde. Potom pomocí tlačítka + vyberte právě vytvořené zásady a ostatní zásady, které byly použity ve výchozí politice. Ve výsledku tedy těchto 9 zásad:

zásady uchovávání informací

Přiřazení retenčních zásad uživatelům

Nyní je potřeba retenční politiku přiřadit emailovým schránkám. To provedete opět v administraci Exchange Online. Přejděte v menu na Příjemci >Poštovní schránky a vyberte uživatele, který má novou politiku používat. Otevřete si dvojklikem nastavení jeho schránky. V levém menu zvolte funkce poštovní schránky a změňte Default MRM Policy na vámi vytvořené zásady.

zásada uchovávání informací pro uživatele

Zásadu lze nastavit i hromadně. Pokud vyberete více uživatelů, musíte v pravém sloupci kliknout na další možnosti a následně na aktualizovat u Zásady uchovávání informací.

hromadné nastavení retenční politiky exchange

hromadná změna zásady uchovávání informací

Poté už jen stačí vše uložit a máte hotovo. Nově nastavené zásady se projeví do 7 dnů. To je dáno tím, že proces, který tyto zásady sdílených složek v Exchangi zpracovává se spouští 1x za 7 dní. Pokud chcete proces spustit ihned, budete muset použít PowerShellový příkaz.

$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Jak k Exchange archivu přistupuje uživatel?


Uživatelé mohou ke svým archivům přistupovat pomocí aplikace Microsoft Outlook v počítači a Outlooku na webu. Aplikace Outlook na mobilních zařízeních archivy nepodporují.

Archiv v Outlooku Online (OWA – Outlook Web App)

V Outlooku Online uživatelé najdou svůj In-Place archiv jako novou složku pod svým e-mailovým účtem.

in place archive outlook web access

Online Archiv v Outlooku na PC

V aplikaci Outlook nainstalované na počítači je to podobné. Opět uživatel najde svůj archiv jako novou e-mailovou schránku v levém sloupci.

online archiv v outlooku na pc

Reklama:

Spolupracuji s:

Spolupracuji s:

Reklama:

Spolupracuji s:

Reklama:

Tyto webové stránky vlastní a provozuje Aleš Sýkora výhradně informační účely. Toto není oficiální webová stránka Microsoft Office 365.