Návody a tipy pro Microsoft 365 a aplikace Office
Microsoft 365 logo ikona
Microsoft 365
Word Icon 2020
Články
Nastavení a ovládání
Excel Icon 2020
Porovnání
Verze Microsoft 365
PowerPoint icon 2020
Aktuálně
Sociální zmínky
Outlook Icon 2020
Kontakt
A spolupráce

Delegování přístupu k e-mailu v Office 365

Jsou dvě možnosti jak umožnit někomu z vaší firmy, aby mohl nahlédnout do Vaší pošty, či ji kompletně spravovat – delegovat. První možností je použít jednoduché nastavení v novém administrátorském rozhraní Office 365. Druhou možností je použití delegování složek a manuální nastavení přístupu k jednotlivým složkám pomocí aplikace Outlook.

Pokud máte svého delegáta vytvořeného pomocí Outlooku, nikde nepoznáte, které e-maily četl, nebo ne. Jediné, co můžete kompletně delegovat (tak, že vám ani nebudou chodit upozornění), je příjímání a vytváření schůzek. U delegáta vytvořeného přes Office 365 už neuvidíte vůbec nic. U toho ani nenastavíte úroveň oprávnění jednotlivých složek.

Doporučuji si možnosti delegace osobně vyzkoušet. Ideální je dle mého nastavení pomocí Outlooku a sdílení pouze jednotlivých složek. Nejjednodušší je však udělit kompletní práva na celý účet. Pak ale musíte delegátovi opravdu důvěřovat, takže to není moc bezpečné :-).

Nastavení přístupu k cizí poštovní schránce pomocí Administrace Office 365:

Administrace Office 365 nabízí následující možnosti nastavení přístupu:

  1. Nastavení přístupu pro čtení e-mailů z jiné schránky.
  2. Nastavení přístupu pro odesílání z jiné schránky.
  3. Odesílání e-mailů jménem jiného uživatele.
Nastavení delegace e-mailové schránky v administraci Office 365
Nastavení delegace e-mailové schránky v administraci Office 365

Nastavení přístupu pro čtení e-mailů z jiné schránky

  1. Přihlašte se do Administrace Office 365.
  2. Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
  3. Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Číst a spravovat > Přidat oprávnění.
  4. Vyberte uživatele s oprávněním ke čtení.
Delegace e-mailu v Office 365 - Číst
Delegace e-mailu v Office 365 - Číst

Nastavení přístupu pro odesílání e-mailů z jiné schránky

  1. Přihlašte se do Administrace Office 365.
  2. Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
  3. Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Odeslat jako > Přidat oprávnění.
  4. Vyberte uživatele, který má mít oprávnění odesílání.
Delegace e-mailu Office 365 - Odeslat jako
Delegace e-mailu Office 365 - Odeslat jako

Nastavení přístupu pro odesílání jménem schránky

  1. Přihlašte se do Administrace Office 365.
  2. Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
  3. Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Odeslat jménem uživatele > Přidat oprávnění.
  4. Vyberte uživatele, který má mít oprávnění odesílání jménem uživatele.
Delegace e-mailu Office 365 - Odeslat jménem
Delegace e-mailu Office 365 - Odeslat jménem

Nyní počkejte, než se změny projeví (do 60 minut). Následně přidáme účet do Outlooku a Outlooku Online.

Postup pro delegáta v aplikaci Outlook

  1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > nastavení účtu.
  2. Vyberte účet a klikněte na změnit > další nastavení > upřesnit.
  3. V části otevřít tyto další poštovní schránky klikněte na přidat a zadejte požadovanou schránku.
  4. Schránka se otevře mezi ostatními e-mailovými účty a delegát ji může používat, včetně kalendáře.
Outlook 2019 - nastavení účtu
Outlook 2019 - nastavení účtu
Otevření dalšího mailu k primárnímu účtu Outlooku
Otevření dalšího delegovaného mailu k primárnímu účtu Outlooku

Postup v Aplikaci Outlook Online (OWA)

  1. Otevřete Outlook Online.
  2. Klikněte na složky pravým tlačítkem myši > Otevřít sdílenou složku.
  3. Mezi složkami se vám otevře účet, ke kterému máte delegovaný přístup.
Outlook web app přidání delegované složky
Outlook web app přidání delegované složky

Udělení delegovaného přístupu k e-mailové schránce z Outlooku

  1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > přístup delegáta.
  2. Vyberete uživatele, který se má stát delegátem a nastavíte jeho práva.
    1. Revidující - může číst.
    2. Autor - může číst a vytvářet, dále měnit a odstraňovat to co sám vytvořil. Může například vytvořit úkol a žádost o schůzku ve vaší složce Úkoly nebo Kalendář a potom tuto položku odeslat vaším jménem.
    3. Editor - může provádět to co Autor a navíc může měnit a odstraňovat položky to co jste vytvořili.
  3. Dále si můžete nastavit, zda vám mají chodit pozvánky na schůzky a odpovědi na vámi vytvořené schůzky, nebo zda mají chodit pouze delegátům.
Outlook - nastavení práv delegáta
Outlook - nastavení práv delegáta

Nyní počkejte, než se změny projeví (do 60 minut). Následně přidáme účet do Outlooku a Outlooku Online.

Postup pro delegáta v aplikaci Outlook

Jednorázové otevření schránky nebo kalendáře:

  1. Soubor > Otevřít > Složka jiného uživatele.

Pro přidání delegované schránky mezi e-mailové účty v Outlooku probíhá stejně jako při nastavení práv v Office 365 administraci:

  1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > nastavení účtu.
  2. Vyberte účet a klikněte na změnit > další nastavení > upřesnit.
  3. V části otevřít tyto další poštovní schránky klikněte na přidat a zadejte požadovanou schránku.
  4. Schránka se otevře mezi ostatními e-mailovými účty a delegát ji může používat, včetně kalendáře.

Pokud nepůjde otevřít schránku, je potřeba aby vedoucí nastavil delegátovi přístup ke složkám manuálně. Tedy kliknutím na kořenovou složku účtu > Oprávnění složky > Přidat > Vyberete delegáta > nastavíte oprávnění a uložíte.

Oprávnění složky v Outlooku
Oprávnění složky v Outlooku
Změna oprávnění složky v Outlooku
Změna oprávnění složky v Outlooku

Při přístupu delegáta si dávejte pozor na odpovědi, odesílání a přeposílání zpráv. Je nutné upravit odesílatele v kolonce Od. V základním stavu se odesílají e-maily z primárního účtu. Při přijímání schůzek, stačí schůzku otevřít z delegovaného účtu a přijmout/nezávazně/odmítnout. Při vytváření schůzky, stačí otevřít kalendář delegovaného účtu a schůzku zde vytvořit.

Změna odesílatele v Outlooku
Změna odesílatele v Outlooku